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How to write Outreach Messages that sell
How to write Outreach Messages that sell
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Written by AI-Bot
Updated over a month ago

In the Template Library, you create the framework for your email sequence messages. Think of it as a fill-in-the-blank exercise: you write parts of the text and leave gaps where placeholders will go. These placeholders are later filled with personalized information about your leads by the AI.

The Template Library allows you to fully customize your mailings. However, if you need a starting point, we've provided some initial ideas for possible templates in English and German.

👉 The goal of all example sequences is to schedule a meeting.


How to use these templates:

  • Copy the text into the Template Editor.

  • Replace the text in [...] with the corresponding placeholders.

  • Replace the text in (...) with information about your company.

  • Adjust the surrounding text to fit your company and goals.

Troubleshooting

  • If the right placeholders don’t appear, go to Placeholder Setup to select them. Detailed information can be found in this article.

  • If you need help with the Template Editor, find instructions in this article.


Templates for Sales Messages (English version)

Sequence 1 (formal)

E-Mail 1

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last_Name],

In your role as [Lead_Job_Title] at [Lead_Company], our [Sender Company_Product] could be of particular interest to you. [Full sentence_Solution is helping].

Are you aiming to achieve [Sender Company_Benefit 1] or [Sender Company_Benefit 2]?

[Full sentence_Solving problem]. [Full sentence_Benefiting of solution].

I would be happy to share one of our success stories in the [Lead_Industry] sector with you or present it personally.

Our solution offers significant advantages over others, such as [Sender Company_USP 1].

Perhaps a brief video call could be insightful for you. What do you think? You can easily book a time in my [Sender_CTA].

Best regards,

[Lead First Name] [Lead Last Name]

E-Mail 2

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

[Full sentence_solution is helping]. Our solutions help companies to [Sender Company_Benefit 3].

We are proud to collaborate with many renowned companies that have successfully implemented our services, including [Sender company_Reference1, Reference2, and Reference3]. I am confident that [Lead Company_Company Name] could also benefit from our solutions.

Are you interested in a brief discussion about the advantages we can offer your company? Feel free to choose a suitable time in my [Sender_CTA].

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Hello [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

The dynamics in the [Sender Company_Industry] are impressive, especially in companies like [Lead Company_Company Name]. As [Lead_Job Title], you play a key role in this.

I understand that you’re busy, but I believe that we at [Sender Company_Company Name] can offer tangible value that would support [Lead Company_Company Name] in the strategic development or expansion of (insert relevant area).

[solution is helping]. [solving a problem].

If you're interested, please feel free to check my [Sender_CTA] for a time that suits you for a brief conversation. I would be happy to prepare a concrete idea on how we could help [Lead Company_Company Name] become an even more successful player.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

I am aware that your daily work as [Lead_Job Title] at a company like [Lead Company_Company Name] can be very challenging.

My intention is not to take up your time but to highlight how [Lead Company_Company Name] could further grow and benefit through [Sender Company_Benefit 1].

So, let me ask directly: How about an open conversation? If you’re interested, please feel free to choose a convenient time in my [Sender_CTA].

If now isn’t the right time for a discussion, I’d appreciate feedback on when and how it would be best to reach out to you again.

I would be delighted if we could connect for a discussion.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

Sequence 2 (less formal)

E-Mail 1

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

[Full sentence_Building a connection].

[Sender Company_Company Name] is a company specialized in [Sender Company_Solution]. With these, we support you in [Sender Company_Benefit 1].

I believe our solution could be a valuable addition for [Lead Company_Company Name] and would love to discuss the possibilities with you. If you’re interested, feel free to check my [Sender_CTA] for a suitable time. For direct communication, you can also reach out to me via email at any time.

If you are not the right person to contact, I would appreciate it if you could connect me with the appropriate person.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 2

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

I’m reaching out to you again because I believe that our solutions could provide value to [Lead Company_Company Name]. [Full sentence_Solution is helping].

Our solutions have already helped companies like [Sender Company_Reference1], [Sender Company_Reference2], and [Sender Company_Reference3] achieve [Sender Company_Benefit 2]. I believe we can achieve similar results at [Lead Company_Company Name].

I would be pleased to have a brief conversation with you to discuss your current challenges at [Lead Company_Company Name]. Here is the link to my [Sender_CTA]. Please don’t hesitate to reach out to me via email as well.

Thank you in advance for your response.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

I wanted to check if you received my previous emails. In them, I outlined some benefits of our solutions at [Sender Company_Company Name], which have already helped many of our clients achieve [Sender Company_Benefit 3].

I would love to show you specifically how we can support [Lead Company_Company Name]. Please feel free to schedule a brief meeting. Here’s the link to my [Sender_CTA]. You can also reach me via email.

If you are not the right person to contact, I would appreciate it if you could connect me with the appropriate person.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

Your important role as [Lead_Job_Title] and your expertise at [Lead Company_Company Name] have motivated me to follow up once more. It's impressive that you have been contributing to [Lead Company_Company Name] for [Lead_Number of years in current job]!

I believe that our solutions could provide significant value to your team.

I understand that your schedule is particularly busy right now, but I hope we can find a few minutes for a conversation. Feel free to choose a time in my [Sender_CTA]. I can also send you more information via email if that’s more convenient.

If you’re not the right person to contact, I would appreciate it if you could connect me with the appropriate team.

If I don’t hear back from you, I’ll assume that now just isn’t the right time and will reach out again at a later date.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

Sequence 3 (informal)

E-Mail 1

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

As you open this unexpected message, you’re probably wondering: Who is this, what do they want from me, and why should I take the time?

Let me quickly answer those questions. I’ve been working as [Sender_Job Title] for about (X years) and have specialized in (Industry/Area) for roughly (X years). [Full sentence_Solving a problem]. How do we do it?

I’d love to show you. It won’t take long—promise! Just go to my [Sender_CTA] and pick a time that works for you.

I look forward to connecting!

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 2

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

I’m writing again because I imagine that, particularly in your role as [Lead_Job Title] at [Lead Company_Company Name], our Solution might be of interest to you.

We [Sender Company_Solution], which I believe could be a great asset for [Lead Company_Company Name]. We’ve already helped [Sender Company_Reference1], [Sender Company_Reference2], and [Sender Company_Reference3] achieve [Sender Company_Benefit 1], and I believe we could achieve similar results for you.

If you’re the right person to talk to, it would be great if we could schedule a brief conversation so we can show you how we can support [Lead Company_Company Name]. If you’re not the right contact, I’d appreciate it if you could refer me to the appropriate person.

Here’s the link to my [Sender_CTA].

Thank you in advance for your response.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

You’re probably just as busy as I am, which might be why you didn’t respond to my previous message. I experience this often myself. However, I’m convinced that we at [Sender Company_Company Name] can be of great help to your team at [Lead Company_Company Name], and I’d like to offer a brief conversation to get to know each other.

Our solution already helped many of our clients with [Sender Company_Benefit 2].

Here’s the link to my [Sender_CTA] again. Please feel free to choose a time that works best for you.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

Dear [Salutation_Mrs/Mr] [Lead_Last Name],

Your role at [Lead Company_Company Name] has motivated me to follow up once more. I genuinely believe that our Solution can provide significant value to you. [Full Sentence_Benefiting of solution]. Does that sound interesting to you?

Here is a brief summary of the advantages of our solution:

- [Sender_Company_USP 1]

- [Sender_Company_USP 2]

- [Sender_Company_USP 3]

I understand if your schedule is busy, but I hope we can find time to discuss the potential of our services. Here’s the link to my [Sender_CTA].

If I don’t hear back from you, I’ll assume that now just isn’t the right time and will reach out again at a later date.

Best regards,

[Sender First Name] [Sender Last Name]


Templates for Sales Messages (German version)

Sequence 1 (formal)

E-Mail 1

Guten Tag [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last_Name],

in Ihrer Rolle als [Lead_Job Title] bei [Lead_Company Name] könnten Sie unsere Lösung besonders interessieren. [Full sentence_Solution is helping].

Sie möchten [Sender Company_Benefit 1] oder [Sender Company_Benefit 2] erreichen?

[Full sentence_Solving problem]. [Full sentence_Benefiting of solution].

Ich würde Ihnen gerne eine unserer Erfolgsgeschichten im [Lead_Industry] Sektor zukommen lassen oder persönlich vorstellen.

Unsere Lösung bietet wesentliche Vorteile gegenüber anderen Lösungen, wie beispielsweise [Sender_Benefit 1].

Vielleicht könnte ein kurzer Video-Call für Sie aufschlussreich sein. Was meinen Sie? Buchen Sie sich einfach einen Termin in meinem [Sender_CTA].

Liebe Grüße

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 2

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

[Full sentence_solution is helping]. Unsere Lösungen helfen Unternehmen, ihre [Sender Company_USP 1] und [Sender Company_USP 2].

Wir sind stolz darauf, bereits mit vielen namhaften Unternehmen zusammenzuarbeiten, die unsere Services erfolgreich einsetzen. Dazu gehören unter anderem [Sender company Reference1, Reference2 und Reference3]. Und ich bin überzeugt, dass auch [Lead Company_Company Name] von unseren Lösungen profitieren kann.

Haben Sie Interesse an einem kurzen Austausch über die Vorteile, die wir Ihrem Unternehmen bieten können? Suchen Sie sich einfach einen passenden Termin in meinem [Sender_CTA] aus.

Freundliche Grüße

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Hallo [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

die Dynamik in der [Sender Company_Industry] ist beeindruckend, besonders in Unternehmen wie [Lead Company_Company Name]. Als [Lead_Job Title] kennen Sie sicherlich die damit verbundenen Herausforderungen.

Ich verstehe, dass Sie beschäftigt sind. Dennoch glaube ich, dass unsere Lösung einen konkreten Mehrwert bieten kann, der [Lead Company_Company Name] beim strategischen Auf- oder Ausbau des (relevanten Bereich einfügen) unterstützen würde.

[Full sentence_Solution is helping]. [Full sentence_Solving a problem].

Wenn Sie möchten, schauen Sie in meinem [Sender_CTA] nach einem Termin für ein kurzes Gespräch. Ich bereite gerne eine konkrete Idee vor, wie wir [Lead Company_Company Name] zu einem noch erfolgreicheren Player machen können.

Freundliche Grüße

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

es ist mir bewusst, dass der Alltag als [Lead_Job Title] bei einem Unternehmen wie [Lead Company_Company Name] sehr herausfordernd sein kann.

Mein Anliegen ist es daher nicht, Ihre Zeit zu beanspruchen, sondern Möglichkeiten aufzuzeigen, wie [Lead Company_Company Name] durch die [Sender Company_Benefit 1] noch weiter wachsen und profitieren kann.

Daher ganz direkt gefragt: Wie wäre es mit einem völlig offenen Austausch? Wenn Sie Lust haben, suchen Sie sich gerne einen passenden Termin in meinem [Sender_CTA] raus.

Sollte jetzt nicht der richtige Zeitpunkt für ein Gespräch sein, wäre eine Rückmeldung sehr hilfreich, sodass ich verstehe, wann und wie ich Sie am besten erneut kontaktieren kann?

Es würde mich freuen, wenn wir uns einmal austauschen würden.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

Sequence 2 (less formal)

E-Mail 1

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

[Full sentence_Building a connection].

[Sender Company_Company Name] ist ein Unternehmen, das sich auf [Sender Company_Solution] spezialisiert hat. Damit unterstützen wir Sie dabei, die [Sender Company_Benefit 1].

Ich glaube, dass unsere Lösung eine wertvolle Ergänzung für [Lead Company_Company Name] ist und würde mich gerne zu den Möglichkeiten mit Ihnen austauschen. Wenn Sie Interesse haben, schauen Sie doch in meinem [Sender_CTA] nach einem passenden Zeitpunkt. Für eine direkte Kommunikation können Sie sich auch jederzeit per E-Mail an mich wenden.

Sollten Sie nicht die richtige Person sein, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mich mit der zuständigen Person in Verbindung setzen könnten.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 2

[Salutation_Liebe/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

ich melde mich noch einmal bei Ihnen, da ich glaube, dass unsere Lösungen einen Mehrwert für [Lead Company_Company Name] darstellt. [Full sentence_Solution is helping].

Unsere Lösungen haben bereits Unternehmen wie [Sender Company_Reference1], [Sender Company_Reference2] und [Sender Company_Reference3] dabei geholfen, [Sender Company_USP 1] zu erreichen. Ich glaube, dass wir auch bei [Lead Company_Company Name] diese Ergebnisse erzielen können.

Ich würde mich freuen, ein kurzes Gespräch mit Ihnen zu führen, um über Ihre aktuellen Herausforderungen bei [Lead Company_Company Name] zu sprechen. Hier ist der Link zu meinem [Sender_CTA]. Zögern Sie nicht, mich auch per E-Mail zu kontaktieren.

Vielen Dank vorab für Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

ich wollte mich vergewissern, dass Sie meine vorherigen E-Mails erhalten haben. In diesen hatte ich Ihnen ein paar Vorteile unserer Lösungen genannt, die bereits vielen unserer Kunden dabei geholfen haben, [Sender Company_Benefit 2] zu erreichen.

Ich würde Ihnen sehr gerne ganz konkret zeigen, wie wir auch [Lead Company_Company Name]unterstützen können. Vereinbaren Sie doch gerne einen kurzen Gesprächstermin. Hier ist der Link zu meinem [Sender_CTA]. Sie können mich ebenfalls per E-Mail erreichen.

Falls Sie nicht die richtige Person sein sollten, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mich mit der zuständigen Person in Verbindung setzen könnten.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

[Salutation_Liebe/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

Ihre wichtige Rolle als [Lead_Job_Title] und Expertise bei [Lead Company_Company Name] haben mich dazu motiviert, nochmals nachzufassen. Beeindruckend, dass Sie sich bereits [Lead_Number of years in current job] bei [Lead Company_Company Name] einbringen!

Ich glaube, dass unsere Lösungen einen großen Mehrwert für Ihr Team darstellen.

Mir ist bewusst, dass Ihr Terminkalender gerade besonders voll ist, aber ich hoffe, dass wir ein paar Minuten für ein Gespräch finden können. Suchen Sie sich einfach einen Termin in meinem [Sender_CTA] aus. Gerne kann ich Ihnen auch weitere Informationen per E-Mail zukommen lassen.

Falls Sie nicht die zuständige Person sein sollten, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mich mit dem zuständigen Team zusammenbringen könnten.

Sollte ich nichts von Ihnen hören, gehe ich davon aus, dass dies einfach nicht der richtige Zeitpunkt ist und melde mich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

Sequence 3 (informal)

E-Mail 1

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

beim Öffnen dieser unerwarteten Nachricht fragen Sie sich wahrscheinlich gerade: Wer ist das, was will er von mir, und warum sollte ich mir dafür Zeit nehmen?

Lassen Sie mich bitte die Fragen kurz beantworten. Ich bin seit gut (X Jahren) [Sender_Job Titke] und seit ca. (X Jahren) spezialisiert auf (Branche/Bereich). [Full sentence_Solving a problem]. Wie wir das schaffen?

Das möchte ich Ihnen gerne zeigen. Das dauert auch nicht lange. Versprochen! Gehen Sie einfach auf meinen [Sender_CTA] und suchen Sie sich einen Termin aus.

Ich freue mich auf unser Kennenlernen!

Beste Grüße

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 2

[Salutation_Liebe/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

ich schreibe erneut, weil ich mir vorstellen kann, dass insbesondere in Bezug auf Ihre Rolle als [Lead_Job Title] bei [Lead Company_Company Name] unsere Lösung für Sie spannend ist.

Unsere [Sender Company_Solution], was nach meiner Einschätzung eine große Bereicherung für [Lead Company_Company Name] sein kann. Wir haben bereits [Sender Company_Reference1], [Sender Company_Reference2] und [Sender Company_Reference3] geholfen, [Sender Company_USP 1] und [Sender Company_USP 2].

Sollten Sie die zuständige Person sein, wäre es toll, wenn wir ein kurzes Gespräch planen könnten, damit wir Ihnen zeigen können, wie wir [Lead Company_Company Name] unterstützen können. Sollten Sie nicht zuständig sein, wäre es sehr hilfreich, wenn Sie mich an die entsprechende Person verweisen könnten.

Hier finden Sie Link zu meinem [Sender_CTA].

Vielen Dank vorab für Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 3

Sehr [Salutation_geehrte/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

Sie sind vermutlich genauso beschäftigt wie ich und haben möglicherweise daher auf meine vorherige Nachricht nicht reagiert. So geht es mir auch ständig. Da ich aber fest davon überzeugt bin, dass wir für [Sender Company_Company Name] eine sehr große Hilfe sein können, möchte ich gerne ein kurzes Gespräch für ein Kennenlernen anbieten.

Unsere Lösung hat schon vielen unsere Kunden dabei geholfen [Sender Company_Benefit 2].

Falls Sie nicht die richtige Person sind, würde ich es sehr zu schätzen wissen, wenn Sie mich mit der zuständigen Person in Verbindung setzen.

Hier ist erneut der Link zu meinem [Sender_CTA]. Wählen Sie gerne einen für Sie passenden Termin aus.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

E-Mail 4

[Salutation_Liebe/r] [Salutation_Frau/Herr] [Lead_Last Name],

Ihre Rolle bei [Lead Company_Company Name] hat mich dazu motiviert, nochmals nachzufassen. Ich glaube wirklich, dass unsere [Sender Company_Solution] einen großen Mehrwert für Sie darstellen kann. [Full Sentence_Benefiting of solution]. Klingt das interessant für Sie?

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung der Vorteile unserer Lösung:

- [Sender Company_USP 1]

- [Sender Company_USP 2]

- [Sender Company_USP 3]

Ich verstehe, wenn Ihr Terminkalender voll ist, aber ich hoffe, wir können Zeit für einen Austausch finden, um das Potenzial unserer Dienstleistungen zu besprechen. Hier ist der Link zu meinem [Sender_CTA].

Sollte ich nichts von Ihnen hören, gehe ich davon aus, dass dies einfach nicht der richtige Zeitpunkt ist und melde mich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

[Sender First Name] [Sender Last Name]

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